Communication électronique
Cette page a été traduite à partir de l'allemand à l'aide de l'intelligence artificielle. La traduction peut contenir des erreurs ou des imprécisions. En cas de doute, la version originale en allemand fait foi.
Le courrier électronique est un moyen de communication établi dans le monde entier et est régulièrement utilisé dans de nombreux domaines comme alternative au téléphone et à la correspondance écrite. On oublie cependant souvent que la communication par e-mail standard n'a pas de valeur juridique contraignante et que les données ne sont pas transmises de manière confidentielle. Nous vous informons ci-après de la manière dont vous pouvez communiquer par voie électronique avec l'Oberbergischer Kreis de façon juridiquement valable et sécurisée.
Nos indications ne s'appliquent qu'à la communication avec l'Oberbergischer Kreis. Elles ne s'appliquent pas aux renvois vers des offres de tiers, comme par exemple d'autres administrations ou institutions !
Veuillez noter :
Les moyens de communication électroniques destinés à communiquer avec l'arrondissement d'Oberberg servent exclusivement à la communication professionnelle. Par conséquent, n'envoyez pas de contenus privés par voie électronique à l'arrondissement d'Oberberg.
Outre la personne à laquelle votre message est adressé, son suppléant au sein du service a également un accès direct à votre message. Des dispositions différentes s'appliquent aux personnes soumises au secret professionnel et aux titulaires de fonctions particulières.
En utilisant les voies mentionnées ci-après pour accéder à l'arrondissement d'Oberberg, vous déclarez votre accord pour la communication électronique et pour le stockage de vos données dans le système de messagerie de l'arrondissement d'Oberberg.
Afin de pouvoir traiter et régler les factures plus rapidement, l'arrondissement d'Oberberg a converti sa comptabilité à un traitement électronique des factures.
Pour que vous puissiez également bénéficier de cette évolution, nous vous prions de bien vouloir nous transmettre désormais vos factures sous forme numérique, au format PDF ou au format X-Rechnung.
Vous trouverez de plus amples informations, notamment sur le format X-Rechnung, dans la notice d'information (PDF).
Pour la communication électronique générale, non juridiquement contraignante, avec l'arrondissement d'Oberberg, l'adresse électronique suivante a été mise en place :
Pour la communication électronique avec l'administration de l'arrondissement, les formats de fichiers suivants peuvent être traités :
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PDF
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DOCX (Microsoft Word)
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XLSX (Microsoft Excel)
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PPTX (Microsoft PowerPoint)
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Formats texte TXT, RTF (Rich Text Format)
D'autres formats ne sont autorisés qu'avec l'accord exprès de l'administration de l'arrondissement ; en particulier, les formats d'échange pour les graphiques (formats matriciels et vectoriels, fichiers ZIP et JPEG) doivent être convenus individuellement avec les services spécialisés concernés.
Si vous utilisez des formats de fichiers différents de ceux mentionnés ci-dessus, votre e-mail ne pourra pas être traité.
La taille totale des e-mails entrants est limitée à 10 Mo. Les e-mails plus volumineux sont automatiquement rejetés.
Si vous souhaitez protéger votre e-mail contre l'accès ou la modification par des tiers non autorisés, vous trouverez des informations à ce sujet dans les points suivants « Chiffrement des e-mails avec certificat S/MIME » et « Transmission d'e-mails chiffrés sans certificat ».
De-Mail est considéré comme sûr sans chiffrement supplémentaire.
Pour les courriers devant respecter la forme écrite, veuillez tenir compte, lors de l'utilisation de la communication électronique, des indications figurant sous « E-mail avec signature qualifiée », « De-Mail avec connexion sécurisée confirmée » ou « Boîte électronique spéciale des administrations ».
Les e-mails sortants de l'arrondissement d'Oberberg envoyés sans chiffrement sont signés avec un certificat électronique de l'arrondissement d'Oberberg, délivré par un organisme de certification public. Cette signature est comparable à une signature manuscrite sur des documents papier.
Vous pouvez communiquer de manière juridiquement contraignante avec l'arrondissement d'Oberberg si vous signez votre e-mail avec une signature électronique qualifiée.
Envoyez votre e-mail signé à l'adresse électronique centrale :
Les e-mails signés envoyés à d'autres adresses électroniques de l'arrondissement d'Oberberg ne sont pas reconnus comme juridiquement contraignants.
Vous trouverez des indications sur les formats de fichiers pouvant être joints aux e-mails sous « E-mail sans connexion sécurisée confirmée ». La taille totale des e-mails entrants est limitée à 10 Mo. Les e-mails plus volumineux sont automatiquement rejetés.
Si vous souhaitez protéger votre e-mail contre l'accès de tiers non autorisés, vous trouverez des informations à ce sujet sous « Chiffrement des e-mails avec certificat S/MIME » et « Transmission d'e-mails chiffrés sans certificat ».
Tous les e-mails sortants de l'arrondissement d'Oberberg sont signés avec un certificat d'un organisme de certification public. Les e-mails non signés utilisant les domaines d'expéditeur obk.de, oberbergischer-kreis.de ou un sous-domaine d'obk.de ne proviennent pas de l'arrondissement d'Oberberg. N'ouvrez pas ces e-mails.
Base juridique pour l'utilisation d'e-mails avec signature électronique qualifiée :
Une forme écrite prescrite par une disposition légale peut être remplacée par ce que l'on appelle la « forme électronique ». Conformément à l'article 3, point 12, du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE (règlement eIDAS), cela signifie qu'un document doit être muni d'une signature électronique qualifiée.
Pour garantir la confidentialité de vos communications adressées à l'arrondissement d'Oberberg, vous pouvez chiffrer votre e-mail. Cela protège votre e-mail contre tout accès non autorisé et toute manipulation.
L'arrondissement d'Oberberg prend en charge le procédé de chiffrement S/MIME. La clé de l'arrondissement d'Oberberg permettant de chiffrer votre e-mail est disponible ci-dessous au téléchargement :
Clé publique de l'arrondissement d'Oberberg sous forme de fichier .cer (2 Ko)
Veuillez envoyer un e-mail chiffré avec cette clé publique exclusivement à : vps@obk.de
Si vous souhaitez que l'arrondissement d'Oberberg vous envoie également des e-mails chiffrés en s/mime, veuillez joindre à votre e-mail la clé publique de votre certificat.
Vous trouverez des indications sur les formats de fichiers pouvant être joints aux e-mails sous « E-mail sans connexion sécurisée confirmée ». La taille totale des e-mails entrants est limitée à 10 Mo. Les e-mails plus volumineux sont automatiquement rejetés.
Pour les courriers devant respecter la forme écrite, veuillez également tenir compte des indications figurant sous « E-mail avec signature qualifiée »
Vous pouvez également utiliser la « boîte électronique spéciale des administrations » pour une communication juridiquement contraignante.
Si votre e-mail adressé à vps@obk.de ne peut pas être traité, vous en serez informé(e) immédiatement.
La boîte électronique spéciale des administrations (beBPo) est un outil au service de la communication sécurisée (l'identité de l'expéditeur ayant été vérifiée par l'organisme de contrôle) des autorités ou des personnes morales de droit public.
La beBPo est reliée à la boîte électronique judiciaire et administrative (EGVP), à la boîte électronique spéciale des avocats (beA), à la boîte électronique spéciale des notaires (beN) ainsi qu'à la boîte électronique spéciale des citoyens et des organisations (eBO).
Pour l'arrondissement d'Oberberg, l'adresse beBPo suivante a été mise en place :
Arrondissement d'Oberberg – Le Landrat DE.Justiz.a1e753b9-8e41-416e-8256-272c33e30236.1fc9
Base juridique de la communication électronique juridiquement contraignante via les boîtes électroniques spéciales :
Un message envoyé via la boîte électronique spéciale, au sens du règlement relatif aux conditions techniques cadres de la communication électronique judiciaire et à la boîte électronique spéciale des administrations (règlement sur la communication électronique judiciaire - ERVV), remplace la forme écrite conformément à l'article 3a de la loi sur la procédure administrative de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, à l'article 36a du Livre I du Code social ainsi qu'à l'article 87a du Code des impôts. Vous pouvez donc communiquer électroniquement, de manière juridiquement contraignante, avec l'arrondissement d'Oberberg par cette voie.
Dans le domaine des procédures administratives, la transmission de documents électroniques est autorisée conformément à l'article 3a de la loi sur la procédure administrative du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (VwVfG NW), à l'article 36a du Code social – partie générale – (SGB I) et à l'article 87a, alinéa 1, phrase 1, du Code des impôts (AO), dans la mesure où le destinataire a ouvert un accès à cet effet. Pour le droit privé, l'article 126a du Code civil (BGB) s'applique de manière correspondante.
